第一章  总则

第一条        为了有效保护和利用各种档案信息资料，提高实验室档案管理的质量和水平，更好地为实验室的建设服务，特制定本条例。本条例依据《中华人民共和国档案法》和《云南师范大学档案管理办法》中的档案管理原则制定。

第二章  档案管理原则

第二条        实验室对档案、资料等实行集中统一管理。

第三条        档案管理工作在实验室主任、副主任的领导下，由实验室专职管理人员进行管理。

第三章  档案管理的范围

第四条        凡涉及到实验室的论文集、仪器设备资料、辅助设备资料、科研情报资料、基建资料、人员调配、物资供应、来访人员等的各种书面材料、各类电子文档等均属实验室档。

（一）仪器设备的档案管理

1.      仪器设备的合同书、代理协议书、收货清单、验收备忘录及投标标书属实验室机密文件，要归档保存。

2.      仪器操作手册、使用指南、使用说明书、系统软件、驱动软件、谱库及系统配置表等资料均要复印后作为副件，原件归档保存，副件供日常查阅使用。

3.      设备检测原始资料要每月存档。设备检测样品要标号、记录并分类保存。

4.      “实验室工作日志”、“仪器设备使用登记表”及“仪器设备使用预约登记表”在填满后要及时归档。

5.      “设备故障登记表” 、“设备故障报告单”、设备厂家发来的“设备故障维修授权书”等要及时备份并归档。

6.      与设备厂家的往来信函及传真要每月归档，电子邮件要打印后归档、光电传真纸要复印后存档。

7.      与仪器设备相关的介绍材料需存档以便查阅。

（二）科研档案管理

1.      实验室的科研项目在立项后要对项目申请书及项目合同等及时存档。

2.      实验室的科研成果、获奖成果及发表论文要定期保存归档。

3.      实验室获得的成果、专利等的相关资料应及时归档保存。

（三）人员档案管理

1.      实验室人员的相关资料需存档保存。

2.      “来访人员登记表”等来访人员档案要每月一次存档。

第四章  档案管理时效

第五条        实验室必须按照各类资料规定的归档时间，定期向档案管理部门移交，任何个人不得私存或据为己有。

第六条        各类资料的保存时间将按照“档案管理法”的规定执行。

第五章  档案管理办法

第七条        设立档案专用柜或专用房，配备必要的措施，确保档案安全。

第八条        科研档案应在成果鉴定一个月后归档，仪器设备档案应在验收合格后五日内归档，基建档案应在项目竣工后归档。人员调配、物资供应、技术资料都应在一个星期内归档。

第九条        从事档案管理工作的人员要做好保密工作，确保档案安全。

第十条        档案保持成套性和完整性，便于有效利用和查找。

第十一条          档案专用库房应作到防盗、防火、防潮、防有害生物和防污染。

第六章  附则

第十二条     本条例的解释权属于实验室。